Как превратить корпоративный чат из флуд-машины в рабочий инструмент?
Поговорили с людьми о том, что их бесит в рабочих чатах, и со специалистами о том, как сделать коммуникации эффективнее
Главная претензия к рабочим чатам — флуд. (от неверно произносимого англ. flood «наводнение» — поток сообщений не по теме переписки). Сергей — начальник подразделения крупного российского холдинга. Говорит, что таких чатов у него четыре. И каждый приносит помимо рабочей информации мегабайты ненужных картинок и бесполезного мусора.
В каждом чате коллеги ведут себя как бабки на базаре — бесконечный оффтоп, вот эти все поздравления с праздниками В СТИХАХ с гифками типа «Спасибо, что живой».
Когда поступает ЦУ от начальства, никто не догадывается просто поставить реакцию под сообщением — начинается форменный курятник:
— Коллеги, нужно то-то и то-то;
— Ок;
— Ок;
— Ок;
— Ок.
И так тридцать раз. Мьютить рабочие чаты как-то неприлично, поэтому в такие моменты телефон непрерывно жужжит, а глаз дёргается все сильнее.
Всем работодателям рекомендую проводить курсы по деловой переписке прежде чем заводить 46 чатов. А за поздравления с Новым годом в стихах вообще стоило бы увольнять по статье.
Страдают от флуда не только руководители, но и простые сотрудники. Менеджер Александра признается — иногда чат просто мешает работать.
Рабочие чаты маленькие и с классными коллегами это, конечно, супер. Но в большинстве своем рабочие чаты — это вакханалия. Я совсем не против шуток в них, они могут разрядить обстановку, подбодрить, но, чаще всего, это перерастает в соревнование в очень плохом юморе.
— Бесит еще, когда веселье пропустил кто-то и решил подкинуть шутейку через час. Бурные обсуждения бытовухи, не просто объявления, типа «коллеги, не плюйте кофе на стены», а раскручивание всех грехов коллег и отведение подозрений от себя: «А я только чай пью!».
— Но отдельный ад, это какой-нибудь огромный чат для объявлений, где люди даже не знакомы между собой, но начинают поздравлять друг друга, а чат на человек 50. Бесит, когда по пустякам отмечают всех в чате! Все обсуждения, которые не касаются всех коллег, — нужно выносить в лички.
Специалист по коммуникациям Анна Прохорова согласна с тем, что корпоративные чаты — не место для поздравлений и упражнений в остроумии. Она обращает внимание на то, что чат на работе можно сделать регламентированным. То есть прописать правила поведения в нем в корпоративных документах и должностных инструкциях.
В регламентированных корпоративных чатах ваши ответы могут приравниваться к электронному документообороту. Там фиксируются ваши ответы, предупреждения, оценки рисков.
Что касается неформальных чатов, правила которых не прописаны в документах, то Анна советует их администраторам запуская, например, сбор мнений сотрудников — обозначить формат ответов. Если вопросы сформулированы четко, то мусора в чате не будет.
Если у вашей организации нет статуса регламентированного корпоративного чата я всегда рекомендую ограничиться информационными сообщениями или голосованиями без опроса, где можно любому участнику отреагировать эмоционально. Это может съедать рабочее время, уходящее на то, чтобы эти шуточки прочитать, и на них отреагировать.
Тем не менее Прохорова считает, что рабочие чаты — инструмент полезный. Здесь можно оперативно организовать обратную связь и быстро получить мнение сотрудников по важным вопросам.
Психолог Наталья Кресова резонно отмечает, что рабочий чат должен помогать, а не мешать деятельности предприятия. Для этого она предлагает ввести в чате следующие правила.
Писать только в рабочее время. Не использовать голосовые (каждый потратит время на прослушивание). Не использовать общий чат для споров и выяснения отношений. Не размещать конфиденциальную информацию. Избегать многочисленных !!!!!!! знаков и других фрустрирующих символов и фраз, вроде: «срок закончился вчера». Вся эта гиперстимулиция оборачивается утомлением и может провоцировать эмоциональное выгорание сотрудников. Кроме того, общий чат — не место для персональных замечаний и критики.
Чтобы правила работали — чату нужен модератор, который в случае возникновения спорных моментов, дискуссий и конфликтов, своевременно предложит вовлеченным в диалог сторонам продолжить диалог за рамками общего чата.
Организация рабочей группы, дополнительной встречи или переход в личную переписку — те варианты, которые помогают вернуть общий чат в ситуацию равновесия.
Кроме того, психолог дает рекомендации на случай, если сообщения в чате затрагивают лично вас и вы готовы ринутся в бой прямо сейчас. Как выразить свое несогласие, не разрушая отношения и рабочие процессы?
- Не торопитесь выплескивать эмоции в чат. Сначала разберитесь в себе. Что так затронуло вас? На что вы отреагировали? Это действительно касается всех и требует общего обсуждения? Или вы столкнулись с чем-то индивидуальным и важнее обсудить свои переживания с психологом или другом, а не в общем рабочем чате?
- Говорите о себе. «Мне не совсем понятно...», «У меня есть некоторые сомнения...». Не критикуйте. Не обвиняйте. Не обесценивайте вклад других людей.
- Найдите, с чем можете согласиться, и только после переходите к недочетам: «Полностью поддерживаю идею о необходимости изменений. Однако, мне кажется, над содержанием можно еще подумать. Например, я бы внесла пункт о...».
- Сформулируйте в виде предложения: «А давайте вынесем этот вопрос на голосование», «Я кратко в виде тезисов набросал предложенные в чате варианты, получилось следующее...».
- Помните, что никто из нас не идеален и понять друг друга — не такая уж банальная задачка. Работайте над собой.